業務ソフトを入れたのに、なぜか仕事が楽にならないのは。。。？

「この作業が大変だから、便利なソフトを入れてみよう」

業務のIT化を考えるとき、まずここから始めることは多いと思います。

勤怠管理が大変なら勤怠ソフト。

給与計算が大変なら給与ソフト。

経費精算、請求書、会計、顧客管理、スケジュール管理など、それぞれ便利な業務ソフトやクラウドサービスがあります。

一つの問題に対して一つのソフトを導入する。

○○会計だとか、簡単人事だとか。。。

最初はこれで、確かに便利になります。

ところが、必要になるたびにソフトを追加していくと、別の問題が出てくることがあります。

一つひとつのソフトは、ちゃんと便利です

ここが少し難しいところです。

導入したソフトが悪いわけではありません。

例えば勤怠管理ソフトを導入して、出退勤の集計が簡単になった。それだけを見れば、十分に導入した意味があります。

しかし、その勤怠データを給与計算にも使いたい。

案件ごとの工数も管理したい。

経費や請求の情報は会計にも反映したい。

欲が出るんですよね。。。イヤ違います！

業務情報を、もっと便利に、もっと細かく管理したいのです！

こうなってくると、それぞれ別々に管理していた情報に関係性の事実が見えてきます。

当然ですよね、１ファイルで管理できるほど会社の業務は簡単な構成はしていません。

そして、ソフト同士がつながっていなければ、その間を誰かが埋めることになります。

気付けば、人がソフトとソフトの間で仕事をしている

データを出力して、別のソフトへ入力する。

Excelへ一度まとめてから転記する。

数字が合わなければ、それぞれの画面を開いて確認する。

修正が発生したので、こちらを直して、あちらも直す。

せっかく業務を楽にするためにソフトを導入したのに、気付けば「ソフトを使うための仕事」が増えてしまうことがあります。

特に月末の集計や給与計算、請求、会計処理など、複数の情報が集まるところで、この問題は露骨です。

一つひとつの作業は数分でも、毎日、毎月、複数の担当者が繰り返せば、それなりの工数になります。

簡単に言えば、ソフトで仕事が短縮された分、ソフト間の仕事が増えた感覚です。

「もっと便利なソフトを探そう」の前に

ここで、さらに新しいソフトを探したくなることがあります。

「今のソフトでは足りないから、もっと多機能なものに変えよう」

もちろん、それで解決する場合もあります。

そして同時に考えてしまう、

「折角買った、ソフトウェアが無駄になるよね～」

「新しい大きなソフトの使い方を覚えるのってまた大変なんじゃない？」

そして私が一度思い返した事が、

実はこれって

**本当に足りないのは機能なのか、それとも

　　　現在使っているソフト同士のつながり方なのか？**

という点です。

例えば勤怠管理そのものには困っていないのであれば、勤怠ソフトを交換する必要はないかもしれません。

必要なのは、勤怠の情報を給与や工数管理へ渡す仕組みだけかもしれません。

会計ソフトにも不満がないのであれば、会計システムを新しく作る必要もありません。

請求や経費など、必要な情報だけ会計側へ連携できれば解決する場合もあります。

「全部入り・てんこ盛り」に交換することだけがIT導入では無かった事

業務ソフトが増えすぎると、今度は「全部まとめて管理できるシステムに交換しよう」と考えていました。

ただ、会社によって仕事の進め方は違います。それに市販のソフトだとカユイ所に手が届かない感覚があったんですよね…

今まで使い慣れたソフトをすべて変更すると、新しい操作を覚える必要がありますし、過去データの移行や運用方法の変更も必要になります。

それまで普通にできていた仕事を不用意に変えてしまえば、IT導入によって逆に一時的に仕事が増えることもあります。

つまり、従来の手法で十分な内容まで、無駄に IT化した上に、使わなくなるソフトを作った事もあります（汗）

だからこそ、

**残してよいソフトは残す。**

**Excelで十分な仕事はExcelを使う。**

**同じ情報を何度も入力しているところは連携を考える。**

**既存のソフトでは対応できない部分だけ、新しくシステム化する。**

**何なら、現在使っているエクセル内容をベースにシステム化する。**

こうした分け方・適応をする事は、実はかなり重要な選択肢になります。

「ソフトが多すぎて分からない」状態からのご相談でも大丈夫だと言う事　です。

「何のソフトを使っているのか整理できていない」

「同じ情報を何度入力しているのか分からない」

「Excelと業務ソフトが混在している」

「勤怠・工数・給与・会計をできれば連携したい」

「どこまでシステム化すればいいのか分からない」

こうした状態なら、最初から導入するシステムを決める必要はありません。

まず現在使っているExcelや業務ソフト、それぞれに何を入力して、

最終的にその情報をどこで使っているのか？

実は、このデータから何を表示したいのか？　を整理する。

そこから、

残す・つなぐ・合わせる・作る

を考えていく方が、

結果として小さくて的確なIT導入で済む場合もあります。

当社では、特定の商品や大がかりなシステムへの入れ替えを前提とせず、現在の業務内容や使用しているソフトを伺ったうえで、

どこに手間や無駄な時間が発生しているのかを一緒に整理するところからご相談いただけます。

「完全なシステムを導入したい」という段階まで決まっていなくても、

「今のやり方、もう少し楽にならない？」

という段階からご相談頂く方法もあると言う事になると思います。

👆今まさにこの段階で悩んでいる方 FP Systemに相談してみる