「Excelで管理するものが増えてきた。そろそろ業務システムを導入した方がいいのだろうか」
そんな疑問を持って、このページにたどり着いた方もいるかもしれません。
はい！実は当社でも、業務管理にExcelを使ってきました。（汗）
Excelは自由度が高く、ちょっとした集計表ならすぐに作れます。新しい管理項目が必要になれば列を増やせばいい。
特にスタートアップ時の、入力モデルとしては、最短・最良なのがエクセル入力だとも言えます。
最初のうちは、それで十分でした。簡単だからこそ どんどんファイルが増えて行きました…
ところが会社の業務自体が増えてくると、少しずつ状況が目に見えて変わってきました。
問題だったのはExcelではありませんでした
工数を管理するExcelを作る。経費を管理するExcelを作る。別のソフトでは給与や会計を管理する。
一つひとつは問題なく使えていても、今度はその間をつなぐ作業が必要になります。
当社でも、データを別の管理表へ移したり、数字が合っているか確認したり、
「こちらを変更したから、あちらも直す」といった作業が発生しました。
特にファイルを共有（NAS・クラウド）し始めた時の、
このファイル・あのファイルが「何処にある？ いつのファイルか確認して。」
と言った言葉が飛び交い始めた時の面倒さは忘れられません。
そこで分かったのは、Excelを使っていること自体が実は問題なのではないということです。
問題になるのは、Excelや複数の業務ソフトの間を、人が転記・確認・修正する仕事が増えてきたときです。
だからといって、全部システム化すればいいわけでもない
これも実際に業務システムを作ってきて分かったことです。
Excelの方が早くて使いやすい仕事まで、無理にシステムへ移す必要はありません。
市販の業務ソフトで十分なものもあります。
逆に、工数・勤怠・給与・税務管理・経費・商材・部品・見積・請求・会計など、
同じ情報を何度も入力している部分は、システム同士を連携したり、
一つのデータを共通利用できるようにした方が楽になる場合があります。
確実に手間も時間も減った事が分かり易く結果に出た事と、
特にデータ内容の安定性・再計算不要になった事が非常にありがたかった、
これは本当に月末に思った事でした。
大切なのは「Excelを使わない」ではなく、
残した方がいいもの、つないだ方がいいもの、新しく作った方がいいものを分けること。
私たちは現在、この考え方で自社の業務システムも改善しています。
使い続ける必要な項目を部分的にシステム化する。
これは多分皆様も同じ様なエクセルファイルを作っている最中に ココはこのままで、
何処が共有された方が良いだとか、また同じ所を別の所で書いているだとか
よく思われている事だと思います。
同じようなことで困っていませんか？
「Excelが増えすぎた」
「同じ内容を複数のソフトへ入力している」
「必要な業務システムを導入したけど複数ありすぎて内容がまとまらない」
「勤怠や工数の数字を、最後に会計へ合わせるのが大変」
「結局 利益詳細が不透明になりがち」
「業務システムを導入したいけれど、何を選べばいいのか分からない」
こうした問題は、いきなり新しいシステムを購入しなくても、現在の業務を整理するだけで改善方法が見えてくることがあります。
当社では、既存のExcelや業務ソフトをすべて置き換えることを前提としていません。
現在どのように仕事を管理していて、どこで手間が発生しているのか。
まずはそこからお話を伺い、残す・つなぐ・作るのどれが適しているのか、一緒に考えるところから対応しています。
関連記事 まとめ
□業務ソフトを入れたのに、なぜか仕事が楽にならないのは。。。？
□業務システムを選ぶ前に、今の仕事を一度見直してみませんか？
□全部システム化しなくていい。残す・つなぐ・作るという考え方